最近很多朋友抱怨每天收到大量邮件，而且邮件的内容五花八门，紧迫性参差不齐，往往很让人抓狂。尤其那些参加了各种社团和组织的童鞋更是如此。

       另外一些人可能没有那么多邮件，但是每天要查阅好几个邮箱。其实这种情况也是很普遍的。比如说，多数人都在大学的服务器上有一个邮箱，平时和好友通信有一个邮箱，然后在论坛和网站注册时会用另一个相当于“马甲”的邮箱。举个例子，我登陆人人和live space用的是163邮箱，和东亚运动会义工计划通讯用的是gmail邮箱，接收学校各个社团组织的信件用@polyu的邮箱，等等。

      有不少邮箱管理的客户端软件可以解决以上问题，像微软的outlook express。不过，事实上，一个gmail就可以搞定了。

      参考了网上不少文章，也着重参考了徐岸汀师兄的日志。下面，我写写我现在使用gmail的方法和一些心得。gmail是一个很好很强大，不黄不暴力的邮箱，有很多功能我还没尝试，大家有空可以自行摸索。

一、基本思路

      1、使用一个gmail帐户统一管理你持有的所有邮箱的邮件，包括收和发。这样你就可以每天用只上这个帐户便可处理所有email事务了。

      2、Inbox仅存放等待你处理或者有重要提醒作用的邮件，那些看过之后不需要再阅读、处理的邮件（eg.不想参加的活动的广告），以及没有紧迫性的邮件（eg.订阅的电子期刊），统统Archive掉（archive的邮件可以在All Mail里看到）。这个idea借鉴了徐岸汀师兄把inbox作为to-do-list的做法。这样，你就能确保在inbox里的邮件都是重要的、在短期内需要处理的事务——像我这样时刻把inbox的邮件数目保持在20以下，看起来非常舒服。这样大大提高了inbox的简洁性和效用。

      3、那些需要保存的，不能轻易删除的邮件，eg.网站的注册信息、验证码、带有重要附件的邮件等等，archive+starred(存档并加星）处理。当然，这些东西最好自己保存到本地硬盘上。

      4、综上，你的gmail就不单单是一个邮箱，还是一个日程表、一个档案夹。利用好gmail，提高处理日常事务的效率。

二、gmail独有的特性和重要功能

      1、以label替代folder

          不同于一般邮箱，在gmail里，邮件都是以label组织和分类的。label就是你看到我页面上那些标在邮件标题前面的COMP、AS、SAO等等。虽然你看到gmail里和其他邮箱一样也有一个inbox，但是这个inbox实际上是一个label而不是一个folder。label的好处是同一封邮件可以加多个标签，但不能共存在两个文件夹里（子母文件夹除外）。这使对邮件的管理比用文件夹组织有更大的灵活性。

      2、conversation view

        就是把对于同一主题的原邮和回复group到一起，按照时间由近到远排序。

      这个功能还是蛮好用的，把相关的邮件聚合在一起。但有一个问题：gmail目前只提供conversation view，没有standard view，也就是说，这个功能不能取消。我在网上看到很多人要求google把这个功能设置为optional，因为他们的gmail经常把不相关的邮件group在一起。 = =||

      3、邮箱名的解析

      gmail对收件人邮箱地址的解析有以下特点：

  a.忽略所有"."

  b.忽略所有"+"号之后的内容

     所以，以下三个地址，gmail会认为是同一个邮箱：

     username@gmail.com

     us.er.name@gmail.com

     username+magazine@gmail.com

     利用这一个特点，再加上gmail强大的filter，可以设定很多很好用的功能。比如说你在订阅电子杂志时把邮箱填成username+magazine@gmail.com，然后设置一个filter把所有发送到username+magazine@gmail.com的邮件自动archieve。这样电子期刊就不会出现在你的inbox里。

      4、利用邮箱活动记录监察邮箱安全

      在gmail页面底部有一行小的可怜的 Last account activity...... Details

   当你怀疑自己的gmail被盗用时，可点击detail查看最近的邮箱活动记录。

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下面具体说说我在gmail中做了一些怎样的设置和使用了哪些gmail功能——

三、一些预设置

      点击右上角的 设置/settings 即可进入邮箱设置。我做的这些改动不是必须的，可以根据个人喜好调整。不过有些设置可以让你的gmail更强大更好用。

    1、在 设置-常规 里把语言改为英语。因为gmail有些功能在中文版下不能正常使用，只有英文版功能是最全的。如果你觉得自己英语水平不够就不用继续往下看了。

    2、在 General 里把 outgoing message encoding设置为UTF-8编码。这个对我们这些在香港经常收发各种简、繁体字邮件的内地生特别有用。

四、把你持有的其他所有邮箱全部设置自动转发到gmail邮箱

      绝大部分邮箱都提供免费的auto forward功能。到目前为止只发现了狗日的163邮箱设置转发要收费。设置完之后，你所有邮箱所接收的邮件都会转发到你的gmail上；你就不必再每天登入每一个邮箱查看邮件了。

      上述auto forward需要在每个邮箱中分别设置。

      还有另一种方法，在gmail中设置，可以达到类似效果。在 settings-Accounts and Import 里有Checking mail using POP3这一功能。利用它还能够解决163邮箱不能设置自动转发的问题。不过使用P0P3 mail fetcher涉及较多技术设定，并且实际功能和auto forward还是有差别，非专业人士不建议使用。

五、在gmail中设置 send mail as

      以上一点完成了利用gmail邮箱统一“收”的功能，而send mail as则能完成用gmail统一“发”的功能。

      settings-Accounts and Import >> Send mail as

      添加完邮箱后，系统会发一封verification到你的目标邮箱，你需要进入目标邮箱确认一次。

      确认之后，在编辑邮件时，From:处会出现一个下拉菜单，让你选择一个sender的身份；即是说，让你的邮件的sender显示为另一个邮箱。

六、添加label

      Settings-Labels

      根据你的日常生活、工作和学习添加一些重要的label。label的作用主要有二：

      一是标记在邮件主题的前面，使邮件显得更醒目，这样当你处理较多重要邮件的时候效率会更高；（eg.我把来自教务处、学院、学系、东亚运义工组的邮件都加了彩色标签）

      二是当你点击左边列表的标签时，邮箱会列出所有带有此标签的邮件。起到了归类管理的作用。

七、添加filter

      filter是一个邮箱最重要的功能之一。有些童鞋可能没用过邮箱filter。一个filter由两部分组成，第一个是filter criteria (或filter condition)，第二个是filter action。filter的作用是从来邮中筛选出符合criteria的邮件，对其进行action的处理。

      setting-Filters

     filter criteria可以就邮件的发件人、收件人、主题以及内容中的关键字进行设定。

      filter action包括跳过inbox（自动archive)、标记为已读、加星、加标签、转发、自动删除等等。

      目前gmail可以设置无限个filter，但是带有转发功能（可以让你选择性转发一部分邮件）的filter最多只能有20个。

      另外，在criteria中可以使用逻辑连接词AND、OR和NOT。

      一个很简单的filter:把来自16班googlegroup的邮件跳过inbox，并加标签“执信16-Ggroup“

      完成了所有上述设定之后，gmail就变成我一开始贴图的那个样子了。当然，gmail里面还有很多很好玩的东西，比如新奇有趣的Labs，还有可以美化页面背景的Themes（IE6及以下不支持）。大家可以自己多找找，多玩玩。

      爱生活，爱google。